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Neue Unterstützung bei der Gästearbeit

Autor : Claude Schoch - Di, 17.04.2018

Die Oltner Kabarett-Tage haben den Anspruch, das wichtigste Satirefestival in der Schweiz zu sein und damit Olten zur Kabarett-Hauptstadt der Schweiz zu machen. Dazu gehört auch eine gute Gäste-Arbeit. Mit dem Wechsel im Leitungsteam hat man sich entschlossen, diese aufwendige Arbeit zu einem «Kästli» aufzuwerten. Und mit Heddy von Arx hat sich erfreulicherweise eine sehr gut geeignete Person für diesen «Job» gefunden.

Die Gäste-Arbeit hat drei ganz unterschiedliche Phasen: Phase 1 ist die mühsamste – die Adressverwaltung, -bereinigung, -aktualisierung. Phase 2 ist die einfachste – die Korrespondenz mit den Eigeladenen, die Briefe, die Mails, die Anmeldungen, die Bestätigungen. Phase 3 ist die schönste – der persönliche Umgang mit den Gästen, die Begrüssung, der Empfang, die Betreuung.  

Es ist wirklich erstaunlich, wie viel Arbeit die Adressverwaltung der Gästeliste gibt. Bei den Politikern sind vor allem bei der Legislative (Kantons- und Gemeinderat) viele Anpassungen jedes Jahr nötig. Zum Glück sind diese Informationen einigermassen gut auffindbar. Sowohl in der Bundesverwaltung wie auch beim Kanton und der Stadt Olten findet man als Aussenstehender die Namen und Adressen leicht. Auch bei den Spönsoren, Medien und den Ehrenmitgliedern ist die Adressverwaltung eine reine Fleissarbeit.
Anspruchsvoller wird es bei den VIPs im Kulturbereich. Hier müssen wir versuchen, die «richtigen» Leute einzuladen. Diese Liste zirkuliert am intensivsten innerhalb der Organisation. Ebenfalls heikel wird es bei den weiteren Unterstützern unseres Festivals. Hier geht es darum, niemanden zu vergessen. Auch auf diese Liste haben mehrere Personen Einfluss.
Das Bild zeigt Heddy von Arx zusammen mit dem Gesamtleiter, Alex Summermatter, in der Endbereinigung der Adressliste.

Wir laden mehrere hundert Gäste jedes Jahr zu unserem Festival ein, selbstverständlich immer in Begleitung. Und natürlich können wir diese grosse Menge Leute nicht alle am gleichen Abend betreuen. Dazu haben wir zu wenig Platz – auch im Stadttheater. So ist der nächste wichtige Entscheid also die Frage: Wen laden wir an welchen Abend ein? Es stehen grundsätzlich zwei Abende zur Auswahl: die Preisverleihung am ersten Abend und der Special-Guest-Abend (mit dem Preisträger) am zweiten Abend. Den Kantons- und Gemeinderäten machen wir drei bis vier Vorschläge, aus denen sie auswählen können.
Die Leiterin der Geschäfsstelle, Cornelia Kaeser, ist bei dieser Arbeit eine wichtige Hilfe.


Sobald die Briefe geschrieben und ausgedruckt sind, werden sie unterschrieben – persönlich, das ist Ehrensache. Da kommt Alex Summermatter nicht darum herum. Und nach ein paar hundert Unterschriften hat man dann auch irgendwann mal genug. Wir glauben, dass dieser Zusatzaufwand die Einladungen persönlicher macht und somit wirkungsvoller. Auf jeden Fall wirkt das sicher besser als Unterschriften, die aus dem Laser-Drucker kommen.

Vielleicht ist es auch einfach eine Frage der Haltung den Gästen gegenüber. Dazu gehört auch die Frankatur: Jeder Brief hat ein «Oltner-Kabarett-Tage-Wertzeichen».

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Der letzte Schritt ist das Verpacken der Einladungen. Hier legen wir das bei, das wir schon haben und das wir schon veröffentlichen können. Zum Zeitpunkt der Einladung ist das Programm und insbesondere auch der/die Preisträger noch nicht bekannt. Wir können den Gästen also z. B. noch kein Programmheft senden. Das machen wir in einem zweiten Schritt. Da erhalten alle Personen, die auf die Einladung reagieren (ob An- oder Abmeldung), einen zweiten, persönlichen Brief. Und da dies jeweils nach der Mitgliederversammlung ist, können wir zur umfassenden Information unser Programmheft beilegen.
Wir glauben, dass sich dieser Aufwand lohnt. So erfahren viele Leute in der Schweiz, in Deutschland und Österreich von unserem Festival. Und damit sind wir dort, wo wir am Anfang dieses Beitrages gestartet sind.


 

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